บัญชีน่ารู้: ขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการวิเคราะห์รายการค้า

ผลกระทบของรายการค้าที่มีต่อสมการบัญชีและฐานะการเงิน

ตัวอย่างที่แสดงถึงผลกระทบของพิทักษ์การพิมพ์ ซึ่งเป็นกิจการรับพิมพ์งาน รายการค้าในเดือนเมษายน 25x1 ซึ่งเป็นเดือนแรกของการเปิดกิจการ ดังนี้

เมษายน 1 นายพิทักษ์นำเงินสดมาลงทุน 100,000 บาท และอาคาร 300,000 บาท มาลงเป็นทุน

วิเคราะห์ สินทรัพย์ : เงินสด เพิ่ม 100,000 บาท

อาคาร เพิ่ม 300,000 บาท

ส่วนของเจ้าของ : ทุน-นายพิทักษ์ เพิ่ม 400,000 บาท

สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

400,000 = 0 + 400,000

400,000 = 400,000

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 1 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

พิทักษ์การพิมพ์

งบดุล

ณ วันที่ 1 เมษายน 25x1

หน่วย : บาท

สินทรัพย์

เงิน สด 100,000

อาคาร 300,000

รวมสินทรัพย์ 400,000

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

ทุน- นายพิทักษ์ 400,000

_______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ 400,000

รายการที่ 2

มกราคม 2 ซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ (อุปกรณ์สำนักงาน) 2 เครื่อง ในราคาเครื่องละ 50,000 บาท โดยจ่ายเป็นเงินสด 20,000 บาท ที่เหลือจะจ่ายในเดือนถัดไป

วิเคราะห์ สินทรัพย์ : อุปกรณ์สำนักงาน เพิ่ม 100,000 บาท

เงินสด ลด 20,000 บาท

หนีสิน : เจ้าหนี้อื่น เพิ่ม 80,000 บาท

สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

(100,000 - 20,000) = 80,000 + 0

80,000 = 80,000

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 2 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

พิทักษ์การพิมพ์

งบดุล

ณ วันที่ 2 เมษายน 25x1

หน่วย : บาท

สินทรัพย์

เงิน สด 80,000

อาคาร 300,000

อุปกรณ์สำนักงาน 100,000

รวมสินทรัพย์ 480,000

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

เจ้าหนี้ อื่น 80,000

ทุน- นายพิทักษ์ 400,000

_______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ 480,000

รายการที่ 3

มกราคม 15 ซื้อวัสดุบริการเป็นเงินเชื่อ 2,500 บาท

วิเคราะห์ สินทรัพย์ : วัสดุบริการ เพิ่ม 2,500 บาท

หนีสิน : เจ้าหนี้การค้า เพิ่ม 2,500 บาท

สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

2,500 = 2,500 + 0

2,500 = 2,500

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 15 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

พิทักษ์การพิมพ์

งบดุล

ณ วันที่ 15 เมษายน 25x1

หน่วย : บาท

สินทรัพย์

เงินสด 80,000

วัสดุบริการ 2,500

อาคาร 300,000

อุปกรณ์สำนักงาน 100,000

รวมสินทรัพย์ 482,500

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

เจ้าหนี้การค้า 2,500

เจ้าหนี้อื่น 80,000

ทุน- นายพิทักษ์ 400,000

_______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ 482,500

รายการที่ 4

เมษายน 28 ให้บริการแก่นายสุชาติได้รับค่าบริการเป็นเงินสด 3,000 บาท

วิเคราะห์ สินทรัพย์ : เงินสด เพิ่ม 3,000 บาท

รายได้ : รายได้ค่าบริการ เพิ่ม 3,000 บาท

สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

3,000 = 0 + 3,000

3,000 = 3,000

ฐานะการเงิน ณ วันที่ 28 เมษายน 25x1 จะเป็นดังนี้

พิทักษ์การพิมพ์

งบดุล

ณ วันที่ 28 เมษายน 25x1

หน่วย : บาท

สินทรัพย์

เงิน สด 83,000

วัสดุบริการ 2,500

อาคาร 300,000

อุปกรณ์สำนักงาน 100,000

รวมสินทรัพย์ 485,500

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

เจ้าหนี้การค้า 2,500

เจ้าหนี้ อื่น 80,000

ทุน- นายพิทักษ์ 403,000

_______

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้าของ 485,500

กระดาษวิเคราะห์รายการ

กระดาษวิเคราะห์รายการเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่ามีผลกระทบต่อสมการบัญชี ลักษณะของกระดาษวิเคราะห์รายการจะมีหัวกระดาษแสดงชื่อกิจการ ชื่อกระดาษวิเคราะห์รายการ และวันเดือนปีที่จัดทำ ในตัวกระดาษจะแบ่งเป็น 2 ด้าน ตามสมการบัญชี คือ ด้านสินทรัพย์ กับด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของ และแบ่งเป็นช่องตามจำนวนชื่อบัญชี

ตัวอย่างการบันทึกรายการค้าในกระดาษวิเคราะห์รายการค้าของพิทักษ์การพิมพ์ ซึ่งดำเนินกิจการในเดือน พฤษภาคม 25x1 ซึ่งเป็นเดือนที่ 2 ต่อจากเดือนเมษายน 25x1 รายการค้าเดือนพฤษภาคม มีดังนี้

พฤษภาคม 1 นายพิทักษ์นำเงินสดมาลงทุนเพิ่มอีก 100,000 บาท

4 จ่ายชำระเจ้าหนี้ค่าคอมพิวเตอร์ 80,000 บาท

8 ให้บริการพิมพ์งานให้กับลูกค้า เป็นเงิน 18,000 บาท แต่ยังไม่ได้รับเงิน

12 จ่ายค่าสาธารณูปโภคเป็นเงิน 1,500 บาท

19 จ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดเป็นเงิน 2,000 บาท

28 จ่ายเงินเดือนพนักงาน 6,000 บาท

28 นายพิทักษ์ถอนเงินมาใช้ส่วนตัว 50,000 บาท

พิทักษ์การพิมพ์

กระดาษวิเคราะห์รายการ

ประจำเดือน พฤษภาคม 25x1

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
รายการ	เงินสด	ลูกหนี้การค้า	วัสดุบริการ	อาคาร	อุปกรณ์สำนักงาน	เจ้าหนี้การค้า	เจ้าหนี้อื่น	ทุน-นายพิทักษ์	ชื่อบัญชี
พ.ค.1 ยอดยกมา 1	83,000 100,000	-	2,500	300,000	100,000	2,500	80,000	403,000 100,000	เงินลงทุน
คงเหลือ 4	183,000 (80,000)	-	2,500	300,000	100,000	2,500	80,000 (80,000)	503,000
คงเหลือ 8	103,000	- 18,000	2,500	300,000	100,000	2,500	-	503,000 18,000	รายได้บริการ
คงเหลือ 12	103,000 (1,500)	18,000	2,500	300,000	100,000	2,500	-	521,000 (1,500)	ค่าสาธารณูปโภค
คงเหลือ 19	101,500 (2,000)	18,000	2,500	300,000	100,000	2,500	-	519,500 (2,000)	ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด
คงเหลือ 28	99,500 (6,000)	18,000	2,500	300,000	100,000	2,500	-	517,500 (6,000)	เงินเดือน
คงเหลือ 28	93,500 (50,000)	18,000	2,500	300,000	100,000	2,500	-	511,500 (50,000)	เงินเดือน
	43,500	18,000	2,500	300,000	100,000	2,500	-	461,500

การจัดทำงบการเงินจากกระดาษวิเคราะห์รายการ

เมื่อได้วิเคราะห์รายการค้าและบันทึกในกระดาษวิเคราะห์รายการแล้ว ยอดคงเหลือของแต่ละวันคือฐานะการเงินของกิจการที่เปลี่ยนไป และสามารถนำมาจัดทำงบดุลได้ทุกวัน การจัดทำงบการเงิน ณ วันสิ้นเดือน พฤษภาคม 25x1 มีดังนี้

พิทักษ์การพิมพ์

งบกำไรขาดทุน

สำหรับงวด 1 เดือน สิ้นสุดวันที่ 28 พฤษภาคม 25x1

หน่วย : บาท

รายได้ บริการ 18,000
หัก ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

ค่าสาธารณูปโภค 1,500

ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด 2,000

เงิน เดือน 6,000 9,500

กำไร สุทธิ 8,500

พิทักษ์การพิมพ์

งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ

สำหรับงวด 1 เดือน สิ้นสุดวันที่ 28 พฤษภาคม 25x1

หน่วย : บาท

ทุน- นาย พิทักษ์ 403,000

บวก ลงทุนเพิ่ม 100,000

กำไรสุทธิ 8,500 108,500

รวม 511,500

หัก เงินถอน ทุน 50,000

ทุน-นาย พิทักษ์ 461,500

พิทักษ์การพิมพ์

งบดุล

ณ วันที่ 28 เมษายน 25x1

หน่วย : บาท

สินทรัพย์

เงิน สด 43,500

ลูกหนี้การ ค้า 18,000

วัสดุบริการ 2,500

อาคาร 300,000

อุปกรณ์สำนัก งาน 100,000

รวม สินทรัพย์ 464,000

หนี้สินและส่วนของเจ้าของ

เจ้าหนี้การ ค้า 2,500

ทุน-นาย พิทักษ์ 461,500

รวมหนี้สินและส่วนของเจ้า ของ 464,000

สมการบัญชี (Accounting Equation)

สมการบัญชี หมายถึงสมการที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ หรือเรียกว่า สมการงบดุล (Balance Sheet Equation)

Asset = Liabilities + Equity

หรือ A = L + E

การวิเคราะห์รายการค้า

การวิเคราะห์รายการค้าจะนำไปบันทึกในสมุดบัญชีที่เกี่ยวข้อง โดยต้องบันทึกเป็นรายการ เดบิต เครดิต ตามแบบฟอร์มของสมุดบัญชี

เดบิต (Debit) เป็นการบันทึกบัญชีทางด้านซ้าย ซึ่งจะเป็นการเพิ่มหรือลด ขึ้นอยู่กับประเภทของรายการ โดยเดบิตจะใช้ย่อว่า “Dr.”

เครดิต (Credit) เป็นการบันทึกบัญชีทางด้านขวามือ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มหรือลด ขึ้นอยู่กับประเภทของรายการ โดยเดบิตจะใช้ย่อว่า “Cr.”

จากสมการบัญชีถ้านำรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ามาในสมการบัญชีจะได้ดังนี้

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ + รายได้ - ค่าใช้จ่าย

- รายการประเภทสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมียอดคงเหลือปกติทางด้านเดบิต ดังนั้น ถ้าเดบิตบัญชีทั้งสองประเภท หมายถึง บวกหรือเพิ่ม แต่ถ้าเครดิต หมายถึง หักหรือลด

- รายการประเภทหนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้มียอดคงเหลือปกติด้านเครดิต ดังนั้น ถ้าเดบิตบัญชีทั้ง 3 ประเภท หมายถึง หักหรือลด แต่ถ้าเครดิต หมายถึง บวกหรือเพิ่ม

ตารางที่ 2.1 สรุปหลักของเดบิต และเครดิต

ประเภทบัญชี	เพิ่มขึ้น	ลดลง	ยอดคงเหลือปกติ
สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย	เดบิต เครดิต เครดิต เครดิต เดบิต	เครดิต เดบิต เดบิต เดบิต เครดิต	เดบิต เครดิต เครดิต เครดิต เดบิต

หลักการบัญชีคู่ (Double – Entry Concept)

หมายถึง หลักการบันทึกผลกระทบของรายการค้าหนึ่งๆ ที่มีต่อสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ และเป็นการบันทึกรายการเดบิตและเครดิตนั้นต้องให้จำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีทั้ง 2 ด้านเท่ากันเสมอซึ่งเรียกว่าระบบบัญชีคู่ ซึ่งตามระบบบัญชีคู่นั้นไม่จำเป็นที่จำนวนรายการทั้ง 2 ด้านต้องเท่ากันเพียงแต่ยอดรวมของจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิตต้องเท่ากันเท่านั้น

ตัวอย่าง

รายการที่ 1 บริษัท สหการ จำกัด ออกจำหน่ายหุ้นสามัญ 10,000 หุ้น ราคาตามมูลค่า 10 บาท ในราคา 15 บาท

วิเคราะห์ เงินสด เพิ่ม : สินทรัพย์ เพิ่ม บันทึก เดบิต 150,000 บาท

ทุนเรือนหุ้น เพิ่ม : ส่วนของผู้ถือหุ้น เพิ่ม บันทึก เครดิต 100,000 บาท

ส่วนเกินมูลค่าหุ้น เพิ่ม : ส่วนของผู้ถือหุ้น เพิ่ม บันทึก เครดิต 50,000 บาท